Áp dụng nguyên tắc 5S vào công việc hàng ngày

Có nguồn gốc từ Nhật Bản, cho đến nay, nguyên tắc 5S đã được áp dụng thành công ở nhiều công ty trên thế giới và trong nhiều lĩnh vực khác nhau nhằm phát huy hiệu quả công việc.

1. 5S là gì?

5S là phương pháp quản lý công việc ra đời từ Nhật Bản. Nguyên tắc này được ứng dụng làm cơ sở cho các hệ thống quản lý chất lượng. Theo nghĩa gốc trong tiếng Nhật, 5S có nghĩ là: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng).

Nguyên tắc 5S 

2. Nguyên tắc 5S giúp ích gì?

Mục đích chính của 5S là loại bỏ các lãng phí trong công việc, giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị, cung cấp một môi trường làm việc với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng.

3. Áp dụng 5S trong công việc hàng ngày như thế nào?

Thứ tự 5S với Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng) chính là quy trình để áp dụng 5S trong công việc hàng ngày:

• Sàng lọc (Seiri): Tổng vệ sinh, sàng lọc và phân loại

Trước tiên chúng ta cần tổng vệc sinh khu vực làm việc của mình hàng ngày, đó có thể là bàn làm việc văn phòng, khu vực phòng nghiên cứu hay là khu bếp núc… Sau đó xác định và phân loại các dụng cụ, đồ dùng, thiết bị, vật dụng… theo tần suất sử dụng, mức độ thường xuyên sử dụng, mức độ cần thiết và mức độ liên quan đến công việc của chúng. Nguyên tắc đơn giản là “Đừng giữ những gì mà chúng ta không cần đến!”.

• Sắp xếp (Seiton): Bố trí lại các khu vực

Sau khi sàng lọc và phân loại, thì đến giai đoạn này, mọi thứ cần được xếp đặt vào đúng chỗ của nó.
Dựa trên tần suất sử dụng chúng ta sẽ đưa ra phương án về vị trí sắp xếp hợp lý nhất. Những vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần với vị trí làm việc, những thứ ít sử dụng được sắp xếp xa vị trí làm việc.

Một ý tưởng hay để làm mới các khu vực là việc dùng màu sắc để phân biệt chúng với nhau. Như khu vực ăn uống, khu vực nghỉ ngơi, nơi làm việc, lối đi lại có thể được sơn những màu sắc khác nhau để mọi thứ ở đúng khu vực của nó.

Bên cạnh đó, các vật dụng trong lúc khẩn cấp như bình chữa cháy, thiết bị an toàn, lối thoát hiểm… cũng cần được làm nổi bật lên.

• Sạch sẽ (Seiso): Giữ vệ sinh và kiểm tra

Bạn cần lên kế hoạch cho việc kiểm tra, vệ sinh thường xuyên để duy trì một môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ.

Sự sạch sẽ là một điều kiện cơ bản cho chất lượng công việc, vì vậy, một khi khu vực làm việc đã sạch sẽ, nó cần được duy trì.

• Săn sóc (Seiketsu): Duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ, ngăn nắp

Việc vệ sinh sạch sẽ cần xác định được tiêu chuẩn, làm cho chúng trở nên trực quan, dễ nhận, viết đối với bạn và mọi người xung quanh. Chẳng hạn như thiết kế nhãn mác rõ ràng và tiêu chuẩn cho các vị trí được quy định, hình thành các chỉ số cũng như cách nhận biết khi các tiêu chuẩn bị vượt qua, thiết lập phương pháp thống nhất cho chỉ thị về giới hạn, xác định các vị trí…

Duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ, ngăn nắp

• Sẵn sàng (Shitsuke) – Hình thành thói quen và thực hành

Đây là bước khá khó khăn bởi mọi người, thậm chí là bản thân bạn, thường không muốn tuân thủ các quy định đã đặt ra.

Để làm được chữ S thứ 5 này, chúng ta cần hình thành và củng cố các thói quen thông qua hoạt động hàng ngày. Phải tiến hành đào tạo và tự đào tạo các quy trình làm việc cho bản thân và tất cả mọi người.
Khó khăn lớn trong thực hiện 5S là việc tuân thủ các quy định. Vì vậy, các bạn cần hình thành và củng cố các thói quen thông qua hoạt động đào tạo và các quy định về khen thưởng, kỷ luật. Trong bước này, việc đào tạo các quy trình mới nên được thực hiện thông qua các hình ảnh trực quan hơn là lới nói, và luôn đảm bảo mọi người (liên quan) đều tham gia vào việc phát triển các tài liệu tiêu chuẩn như bảng kiểm tra, tiêu chuẩn thao tác. Ngoài ra, các bạn cần đảm bảo các thực hành đúng được đào tạo và trình diễn, trong khi các thực hành không đúng phải được nhận biết và xử lý. Hãy đảm bảo mọi người đều hiểu và thống nhất thực hiện bởi nếu không có đào tạo và kỷ luật, các bước khác của 5S sẽ không thể thành công.